近日，住房城鄉(xiāng)建設(shè)部印發(fā)了《關(guān)于新形勢下進一步加強城市建設(shè)檔案管理工作的通知》（以下簡稱《通知》），要求完善城建檔案移交制度，建立健全歸檔工作機制；落實建設(shè)工程檔案收集、整理、移交各方責任；強化科技賦能，完善數(shù)字檔案管理機制；提高服務(wù)能力，充分挖掘檔案資源價值。《通知》要求各地切實做好城建檔案工作，積極探索，解決問題，確保城建檔案收齊、管好、用活。
首先，城建檔案要“收得齊”。2019年，政府部門開始逐步推行工程項目聯(lián)合竣工驗收，將檔案驗收一并納入聯(lián)合驗收范圍。《通知》要求，面對新的形勢，各地城建檔案管理部門要健全城建檔案移交制度，加強應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收工作制度建設(shè)。加強城建檔案形成全過程管理，創(chuàng)新歸檔工作方法，優(yōu)化歸檔工作流程。探索建立房屋建筑及市政工程全生命周期檔案管理新機制。一些地區(qū)探索“承諾+容缺”制辦理檔案驗收，優(yōu)化營商環(huán)境，實現(xiàn)驗收工作提速增效，但由于“重承諾輕監(jiān)管”，導(dǎo)致承諾容缺后按期完成承諾的較少。為保證檔案及時、保質(zhì)、完整移交，要“重承諾，強監(jiān)管”，加大建設(shè)工程檔案監(jiān)管力度。
《通知》要求，要落實建設(shè)工程檔案收集、整理、移交各方責任。工程建設(shè)單位對建設(shè)工程檔案移交工作負總責，工程建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位要對各自形成的工程文件資料收集、整理立卷以及其真實性和完整性負主體責任。實行“驗收+承諾”移交的建設(shè)工程檔案，檔案驗收合格后要及時移交城建檔案館（室）。對未履行移交責任的，依法責令整改。拒不改正的，依法依規(guī)進行處罰、納入失信行為記錄、實施信用懲戒。一些地區(qū)通過加強檔案服務(wù)指導(dǎo)，實現(xiàn)檔案驗收提質(zhì)增效。如湖北省城建檔案管理部門指導(dǎo)全省各地城市建設(shè)檔案館通過“事前介入、全程指導(dǎo)，事中服務(wù)、精簡提速，事后督促、從嚴從實”的工作方式，推進指導(dǎo)服務(wù)與驗收工作標準化、規(guī)范化、便利化。通過“手把手”指導(dǎo)、“面對面”解惑，使工程參建各方更好理解掌握檔案驗收要點，從源頭上保證了檔案案卷質(zhì)量；通過全面梳理檔案驗收環(huán)節(jié)，靶向發(fā)力，對癥下藥，做到即時受理，12個工作日內(nèi)限時辦結(jié)；通過建立“日督查、日整改、日清零”機制，日常檢查驗收項目，發(fā)現(xiàn)問題，當天督促整改，實現(xiàn)問題“動態(tài)清零”。武漢市城建檔案館竣工檔案移交年度進館率100%。一些地區(qū)根據(jù)《通知》提出的“建立和完善城建檔案管理系統(tǒng)，實行歸檔全過程線上線下同步辦理，建設(shè)工程文件資料可以通過城建檔案管理系統(tǒng)隨時歸檔”要求，創(chuàng)新建設(shè)工程檔案傳統(tǒng)歸檔方式，提高建設(shè)工程檔案歸檔效率。
其次，城建檔案要“管得好”。《通知》要求，要多措并舉做好城建檔案安全保密管理工作。要做好檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)、異質(zhì)異地多套備份和數(shù)據(jù)保全管理工作。城建檔案的管理，不僅是保管工作，還是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性的工作。一要建立健全管理制度，明確檔案管理的職責和權(quán)限，制定檔案存儲、利用和保護等各項規(guī)定。二要抓好安全體系建設(shè)，在檔案實體安全、信息安全、重點保護、責任落實上下功夫。要加強對檔案整理、掃描等外包服務(wù)的監(jiān)管，做好檔案數(shù)據(jù)安全備份，確保檔案信息安全。要全面落實對檔案“管”的責任，強化經(jīng)常性檢查，確保檔案安全萬無一失。三要加強檔案管理信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的效率和效果。
最后，城建檔案要“用得活”。《通知》要求，城建檔案管理部門要實現(xiàn)城建檔案資源跨部門、跨區(qū)域一體化綜合高效協(xié)同應(yīng)用，為智慧城市建設(shè)管理提供數(shù)據(jù)支撐。探索運用數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方式，實現(xiàn)檔案查詢利用方便快捷服務(wù)。充分挖掘檔案資源價值，通過舉辦展覽、新媒體傳播、編研、影視制作等方式，展現(xiàn)城市歷史文化和城鄉(xiāng)建設(shè)取得的成就，增強人民群眾獲得感和幸福感。城建檔案不僅要“收齊”“管好”，更要“用活”。要加快利用服務(wù)體系建設(shè)，充分挖掘城建檔案數(shù)據(jù)資源價值，為城市規(guī)劃、建設(shè)和治理提供科學依據(jù)；要打破工程建設(shè)各環(huán)節(jié)之間的“信息壁壘”和“信息孤島”，實現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)資源的區(qū)域共享和跨時空利用，最大化發(fā)揮城建檔案的社會服務(wù)功能；要積極探索城建檔案的開發(fā)利用方式，通過舉辦展覽、新媒體傳播、編研、影視制作等方式，利用數(shù)據(jù)可視化技術(shù)等手段讓城建檔案“活”起來。
《通知》的發(fā)布，為當前城建檔案工作進一步發(fā)展指明了方向，將有力推動城建檔案工作向更加規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。每個城建檔案人要踐行新形勢下“為國守史，為黨管檔”的光榮使命，不忘初心，當好城建檔案事業(yè)的“守門人”和“傳承人”，為城市規(guī)劃、建設(shè)和治理提供更加有力的支撐和保障。
摘自 《中國建設(shè)報》 2024.07.24 武漢市城市建設(shè)檔案館 沈東輝
